Gestion des immobilisations

Lorsque l'on gère des immobilisations d'un point de vue comptable, fait-on de la gestion de parc ? Ou encore, l'utilisation d'une solution de gestion de parc peut-elle être considérée comme une solution de gestion des immobilisations ? Que recouvrent ces deux métiers, souvent confondus à tort ? Il est nécessaire avant tout de bien préciser le sens généralement donné à ces deux activités.

Les immobilisations représentent l'ensemble des actifs d'une entreprise. Il peut s'agir d'immobilisations matérielles (bâtiments, machines, véhicules, mobilier, agencement...) mais également immatérielles (brevets, marques...). Dans chaque pays il existe des règles comptables et fiscales qui fixent les seuils autorisés pour déclarer des actifs en immobilisation. Chaque bien immobilisé est inscrit à l'actif du bilan et est amorti chaque année (les mécanismes d'amortissement seront évoqués dans un prochain numéro).

Le parc de l'entreprise (encore appelé infrastructure) correspond à l'ensemble des biens qui sont utilisés par l'entreprise. Il peut s'agir de biens achetés (payés comptant ou à crédit), acquis dans le cadre d'un crédit bail, en location financière ou en location simple. Il peut s'agir là aussi des bâtiments, machines, véhicules, mobiliers, équipements informatiques et téléphoniques...

La gestion de parc va mettre l’accent sur:

• La connaissance exhaustive des infrastructures (immobilisées ou non) à un instant t.
• La maîtrise du cycle de vie de chaque infrastructure, de son acquisition à sa mise au rebut.
• L'estimation des coûts cachés liés à l'utilisation de ces infrastructures.

La gestion de parc est une solution bien plus complète que la gestion des immobilisations. Elle permet de réaliser le suivi des biens qui n'apparaîtraient pas dans les immobilisations (valeur trop faible, équipement loué...).
Gestionnaires et comptables ont une perception différente de la gestion des biens. Prenons l'exemple d'une entreprise qui reçoit 100 ordinateurs : Le comptable va enregistrer les 100 ordinateurs facturés par son fournisseur sous un seul numéro d'immobilisation, avec l'inscription "lot d'ordinateurs". Le gestionnaire de parc va enregistrer chacun des 100 ordinateurs avec son numéro de série et va le suivre séparément tout au long de son utilisation. Il s'agit dans les deux cas des mêmes biens. Les méthodes de gestion diffèrent car les objectifs sont différents.
Cependant, il apparaît clairement que les deux domaines sont suffisamment proches pour que l'on puisse imaginer des échanges fructueux entre les gestionnaires de parc et les services comptables.
Activité permettant d'être capable d'évaluer les meilleures options pour le système d'information, dont la DSI profitera, en ligne avec les justes besoins des clients. Ce pilotage des ressources financières permet d'analyser et/ou d'affecter les coûts selon l'utilisation des ressources et d'optimiser l'efficacité des ressources utilisées dans la fourniture du Service autour du Système d'Information

En mettant en œuvre les solutions de PYTHEAS et en s'appuyant sur les meilleures pratiques décrites dans les recommandations ITIL, vous pourrez entre autres :

• Disposer d'une information centralisée et normalisée
• Éviter la redondance de nombreuses actions
• Maîtriser et automatiser vos processus internes
• Mieux définir et tenir vos délais et vos coûts
• Améliorer la productivité de vos ressources
• Réduire le coût de l'assistance aux utilisateurs
• Mettre en ligne les services offerts par la DSI avec les attentes de l'entreprise.

Les immobilisations, une fois la valeur d'achat entrée en comptabilité, subiront chaque année un amortissement variable selon les pays, les règles retenues par l'entreprise ou le type d'équipements. Une fois l'amortissement défini, il s'applique jusqu'à ce que la VNC (valeur nette comptable) soit nulle. Ainsi un lot de 100 ordinateurs normalement amorti en 3 ans aura une VNC égale à zéro au bout de 3 ans. Une entreprise a besoin d'avoir connaissance de la valeur réelle de son équipement, par exemple pour la sa valorisation, en vue d'une vente totale ou partielle, ou encore lors d'un audit des commissaires aux comptes afin de s'assurer que les immobilisations qui sont à l'actif du bilan de l'entreprise sont bien présentes dans l'entreprise.

Le premier point qu'il faut prendre en compte est le mode de numérotation des immobilisations:

En fonction de la numérotation, on construit deux tableaux de la façon suivante :

• le premier tableau comprenant une ligne par équipement, soit 100 (gestion de parc);
• le deuxième tableau comprenant une seule ligne (gestion des immobilisations).

Deux méthodes peuvent être utilisées :

• Rechercher toutes les factures d'achat (avec le bon de livraison correspondant) et pointer chaque numéro de série en lui affectant son prix d'achat et en lui appliquant l'amortissement.
• Pointer chaque numéro de série et affecter une valeur moyenne à chaque équipement.

Ces opérations de rapprochement entre gestion des immobilisations et gestion de parc sont évidemment beaucoup plus fastidieuses selon que la comptabilité a choisi de gérer les immobilisations par équipement ou par lot. Dans la gestion de parc il est indispensable de stocker le numéro d'immobilisation.

Si par ailleurs, vous stockez le numéro du bon de livraison ainsi que la facture, le rapprochement s'en trouvera facilité.

Les opérations de rapprochement entre gestion des immobilisations et gestion de parc réservent souvent d'agréables surprises :

• au responsable financier car les sorties d'immobilisation permettent de réduire les taxes associées, l'économie est réelle.
• au responsable informatique car la connaissance financière du parc et de son amortissement permet de négocier de nouveaux budgets ou d'être en mesure de mettre en place un lease back (rachat du parc d'une location financière des équipements).