Inventaire physique FAQ

Comment est réalisé l'étiquetage des biens ?

Une étiquette numérotée avec un code à barres et le logo du client est collée sur chaque bien, et selon une procédure bien établie. Les types et systèmes d'étiquetage varient en fonction du type d'environnement rencontrés (industriels, laboratoires, services, ...).

Quelle information est recueillie sur chaque bien inventorié ?

Cela varie d'un client à l'autre selon les objectifs retenus. Mais d'une manière générale, il s'agit de toutes les données nécessaires et suffisantes à une bonne identification et une valorisation ultérieure correcte du bien immobilisé. Les contraintes du système d'information utilisé par le client sont également pris en compte. On relève en moyenne entre 12 et 15 informations par bien.

Combien de temps dure un inventaire sur le terrain ?

PYTHEAS possède des équipes d'inventaire aguerries ayant une grande expérience dans le domaine. Les outils mis à la disposition des inventoristes, qui sont entièrement développés par PYTHEAS, contribuent également largement à la fiabilité et à la rapidité de l'opération de recueil des données.

La durée de l'intervention dépend naturellement du nombre de sites, du nombre total de biens et du nombre de personnes mobilisées pour le projet. A titre d'exemple, on peut dire qu'un inventaire de 5000 biens peut se réaliser en 2 semaines sur le terrain.

Les données recueillies peuvent-elles s'intégrer dans n'importe quel logiciel de gestion des immobilisations ?

Oui. La base de recueil, après traitement et analyse, est fournie dans un format totalement standard sur un support digital qui peut donc être repris par le département informatique du client ou par le fournisseur de logiciel. PYTHEAS est également en mesure de pouvoir intégrer les données dans les principaux applicatifs du marché si cela est nécessaire.

A quoi sert le travail de réconciliation physico-comptable ?

A partir de la base d'inventaire, la réconciliation physico-comptable permet d'attribuer à chaque bien sa valeur, son taux d'amortissement et éventuellement de proposer la sortie ou la revalorisation de certaines immobilisations.

Au-delà des besoins légaux, cela permet de mettre à jour ce qui peut l'être et de faire le point sur le poids économique et la rentabilité des grandes familles - stratégiques ou non – de biens (rentabilité comparée vis à vis des indicateurs d'un marché, des concurrents, ...). D'un point de vue strictement économique, cela permet également de faire un point sur le calcul de la taxe professionnelle, autorisant d'éventuelles économies ou l'étude d'un plafonnement.

Quelles sont les méthodes de réconciliation employées ?

PYTHEAS utilise des méthodes et procédures de réconciliation spécifiques mais totalement conformes aux normes comptables légales en vigueur.

La réconciliation physico-comptable est réalisée en plusieurs phases : la première consiste à faire un rapprochement direct entre ce que l'on a inventorié sur le terrain d'une part et les factures de biens d'autre part.

On procède ensuite aux traitements des écarts par l'analyse des autres documents administratifs ou comptables à notre disposition. Enfin nous proposons des sorties ou des réintégrations d'immobilisations. Si nécessaire, on procède à la valorisation de certains biens selon les critères et normes en vigueur.

En quoi consiste le manuel de procédures ?

Le manuel de procédures consiste à mettre en place une série de procédures visant à mieux gérer les actifs immobilisés dans l'entreprise. Après une analyse des éléments existants et la réalisation d'entretiens spécifiques avec les divers intervenants de l'entreprise, PYTHEAS propose par secteur, par type de biens ou autre, un modèle d'organisation permettant de simplifier, mieux contrôler et in fine mieux rentabiliser les actifs du client.

Quelles sont concrètement les économies ou plus-values que l'on peut réaliser avec une opération d'inventaire et de réconciliation ?

Au-delà de l'effet taxe professionnelle, qui permet d'éventuelles économies immédiates et visibles, un contrôle rigoureux des immobilisations permet de réaliser des plus-values de tous ordres (notamment de produire autant avec moins de biens immobilisés, de rationaliser tous les coûts directs et indirects liés aux actifs). Ce n'est pas un hasard si nous réalisons des projets de grande envergure dans des pays (Italie, Espagne, Portugal) où n'existe pas l'effet taxe professionnelle.

Quels sont les avantages d'un meilleur contrôle des immobilisations ?

Nous vivons aujourd'hui dans un monde extrêmement concurrentiel où tout demi-point de productivité sur la concurrence peut faire la différence. Une gestion rigoureuse des immobilisations participe à la recherche d'une meilleure productivité au même titre que d'autres secteurs de gestion dans l'entreprise. En moyenne, il est possible de faire des gains allant de 5 à 15 % des coûts directs et indirects liées aux immobilisations.